摘要：实习期间，在指导老师的帮助下，熟悉了综合办的工作，对于行政内勤，档案管理，维修管理都进行了学习。将理论知与实际工作相结合，在不断地尝试和实践提高自己的专业水平,为接下来走出学校踏入社会做准备。现将毕业实习的具体情况及体会作一系统的总结。
关键词：行政内勤；档案管理；维修管理
1 实习单位简介 浙江恩泽医药有限公司位于国家历史文化名城——台州临海，是台州恩泽医疗中心(集团)投资控股，专业从事药品批发业务，具有独立法人资格的有限责任企业，注册资金500万元人民币，成立于2005年2月。 公司经营范围：中成药、中药材、中药饮片、化学药制剂、化学原料药、抗生素制剂、抗生素原料药、生化药品、生物制品、麻醉药品、第一类精神药品、第二类精神药品、疫苗、蛋白同化制剂、肽类激素、麻黄碱类复方制剂、毒性药品、医疗器械等。 公司现有员工140余人，其中药学相关专业53人，专业技术人员47人，经营面积约3300平方米，年销售额超15亿元。 公司致力于以质量为中心的经营方针，严格执行GSP操作规范，建立健全质量管理体系，连续多年被药监局评为“台州市药品批发企业、零售连锁企业药品信用等级A级”称号。 几年来，公司各项工作稳步、健康发展。多次被中共临海市委、临海市人民政府授予服务业“行业五强”、“十佳企业”、“龙头企业”等荣誉称号；被评为“台州市服务业重点企业”、“临海市服务业重点企业”。 公司以“分享科技、传递爱心”为宗旨，秉承“诚信敬业、和谐发展”的经营理念，努力构建客户、员工、企业共同发展的平台，以最优质的产品和服务，为人类健康不懈努力！
2 实习主要过程 此次实习的目的在于通过在浙江恩泽医药有限公司的实习，熟悉恩泽医药有限公司综合办的日常工作，尤其是了解行政方面的工作。实习过程主要包括以下几个阶段： 第一，了解企业文化，熟悉集团公司的经营单位，了解经营单位的经营对象。 第二，学习行政工作的基本流程，主要是行政内勤的服务对象，服务方式，以及一些工作需要遵守的流程。 第三，学习行政内勤的处理方式，主要包括以下方面：电话、传真的接收、转达等工作、客人到访的接待工作、后勤物资管理保障等工作。 第四，学习档案管理，整理公司十年来的资料。 第五，总结实习经过，并完成实习手册、实习报告。 3 实习主要内容 刚到公司的第一周，主要是了解公司的情况，熟悉自己部门的大致工作。然后在我定岗以后，去学习自己岗位的具体工作。 我的实习计划分为三个方面： 1、了解恩泽医药公司的大概结构，公司经营状况以及综合办每个人的职责。 2、主要了解行政工作，包括内勤，档案管理，维修管理。 3、学习综合办其他工作，比如人事、网站管理、企业文化宣传等工作 我的常规工作大概有十项： 1、电话、传真的接收、传达等工作，包括对复印机、传真机的使用、维护、管理控制。 2、按照公司的规定接待公司到访客人，及时准备茶水、水果。 3、整理公司的档案。 4、后勤物资管理、物资保障工作，及时发放物资，每个月做好物资采购计划。 5、后勤服务，每天打扫总经理办公室。 6、成本管理基础数据的收集与提交，包括月度分摊表、电费分摊表、考勤表。 7、固定资产的管理，固定资产的领用与报废都要按照公司相关规定。 8、负责公司重要内容的登记，形成大事记登记册。 9、期限管理，每个月要关注公司的合同协议，及时通知相关人员采取措施。 10、手机费，电话费管理。 我实习的部门是综合办，主要负责行政、人事、文化等工作，是一个比较综合的部门，处理的事情也比较杂。我来的前几天都处在比较混乱的状态，我的岗位还没有确定，所以只能跟着每个老师打打杂。总经理助理让我先跟着综合办的主任洪丽娇学习。我先学习了公司的规章制度以及公司SOP操作规范。然后大概了解了部门人员的工作安排。因为主任主要负责公司的采购以及大型活动的举办。所以我参与了公司的十周年庆的活动策划，了解公司活动举办的流程以及综合办人员的职责。第一周就是一个熟悉环境以及了解公司近期的活动，然后跑跑腿，送送资料，熟悉熟悉别的部门的同事。 我实习的第二周，我跟着主任熟悉了公司部门的大概工作。之后我跟着人事主管金老师学习了简单的人事工作。比如公司新员工入职需要办理的手续，包括住宿，饭卡的办理。还有员工的辞职手续，需要各个相关部门领导签字以及综合办相关人员处理离职手续。另外，我整理了公司员工培训记录，登记了他们培训的课时以及成绩。然后我学习了办公室的一些设备的使用，比如打印机，传真机。虽然大学经常去打印，但是自己使用打印机的机会还是比较少的。所以不管多小的事情都要从头开始做起的。复印，打印，都有很多的技巧和学问的。我学会了基本的一些打印。另外传真机是我新接触的办公用品，我学会了接收传真以及发送传真等一些基础的工作。 我实习的第三周，这周我进行了面试，通过面试以后，公司对我进行了岗位安排，我主要做行政内勤、档案管理、维修管理等工作。我跟着管理这方面的张优老师学习。首先我学习接听电话。虽然一些基本的礼仪都知道，但是很多细节还是要学习的。接听电话时要及时，一般铃声不能超过三个声，对于询问领导的来电，要先了解来电人的意图，如与药品业务有关的告知其联系业务部，如有需要的可以告知其业务部相应的办公电话。如果不是药品业务事宜的，先了解来电者的单位、事宜，索取来电人的电话，及时报告要找的领导。涉及公司领导个人的长号等秘密事项，都不予答复。还有一些部门经常联系的号码得要熟记。关于传真，我要保证传真机纸张充足，做好传真机的维护保养。接到传真要及时问明传真的转交人，并及时交到对方的手里。关于复印机，我需要协助各部门资料的复印并及时做好复印数量登记。 我实习的第四周，我开始学习接待客人。公司有业务部、采购部、销售部。所以有很多会议，有很多客人。作为综合办，我需要接待客人。首先，我要确定客人到公司的来意，找哪一位，如果是业务方面的直接就带到业务部。找总经理的，需要提前问他有没有预约，有预约的让客人在会客室坐一下，给客人倒水，同时第一时间告知总经理。对没有预约的，是业务工作的找业务相关人员，如确实需要上级领导会见的，将客人带到综合办休息，询问名片，同时向上级领导汇报。另外，我要接待提前预约好的客人，给会客室的客人提供充足的茶水，一些重要的客人，需要提前准备好水果。会客室的投影仪，电脑等设备我要根据实际情况提供给相关部门的人员。 我实习的第五周。我开始着手学习公司的后勤物资管理、物资保障等工作。张优老师需要负责整个公司的物资，不仅包括公司的物资，公司旗下的药店的物资也是归综合办管理，物资数量比较庞大，管理起来也是很有难度的，公司专门为物资的管理设计了一个系统，任何物资的入库、出库都需要在网上登记，否则会造成物资的混乱。并且在一定的时间内需要整理，核查物资数量。物资的管理有一个操作流程。首先是采购计划，每个月的月初，需要根据物资的库存要做一个采购计划，这有时候需要管理者的一个熟悉度以及对公司的了解。对一些耗材类的物资都是需要提前准备的，不能耽误公司员工的办公。根据采购计划，采购员会根据计划，购买相应的物资。我就需要把物资入库登记，物资入库以后，需要打印入库单，再跟收据一起交给主任，这样可以报销。接下来就要合理的管理物资，把所有的物资分类的安放好。别的部门的人需要领用物资的话，需要在网上申请，部门负责人同意，然后我再发放物资。如果是紧急情况下领用，我要先在纸上登记，事后提醒他们完善网上数据，否则物资管理会出现混乱。 我实习的第六周。我跟着张老师学习后勤服务工作以及总经理室管理工作。首先是卫生环境工作，工作日早上我需要提前半个小时上班，开窗通气。会议室以及副总经理的办公室需要打开让阿姨来打扫。开水服务，每天早上上班前打开水，更换总经理办公室开水，备好开水接待客人使用。安全管理，下班前对总经理室、会议室、综合办的门窗和电器开关进行检查，以确保关闭状态，保证安全。关于总经理室的管理工作，这是我这个岗位特别需要做的。每天提供总经理室开水，茶叶，办公用品的及时补充或更换，包括档案袋、信封、A4纸、水笔、铅笔、塑料袋，查看传真机纸张。每天还要打扫总经理办公室的卫生。还有总经理的误餐管理，如果总经理延迟下班，需要问总经理用餐情况，如需要定饭，要及时服务。 我实习的第七周。我跟着老师着手整理公司的档案。公司的档案还比较混乱，从2005年到2014年，十年的档案都需要重新整理。这些档案想要重新整理，可能需要重新整理几个月。这一周我就主要整理2013年的档案。我根据原先的目录分类，重新编写了目录。按照行政、人事、会计，还有档案管理期限的永久、长期、短期，对档案进行了归类。整理档案是一个比较繁琐的事情，需要极大的耐心。由于后勤工作比较繁忙，我不能一整天都坐着整理档案，所以要利用空闲的时间整理。等我做熟悉以后，把过去的档案都重新整理一下，这样方便以后的管理。 我实习的第八周。我开始接触公司的维修工作。所有部门的维修都需要找综合办。首先接到一个电话反映东西坏了，我们必须第一时间赶到现场查看，如果是桌椅等东西坏了，我们要联系集团的维修工人过来修理。如果是电子设备坏了，先通知公司信息部过来查看具体问题，如果可以内部解决就最好了，如果不能解决就需要联系外面经常合作的人来修理。其实维修工作并没有想象中那么简单，集团的维修工人不是直接为我们服务的，所以叫别人过来维修的时候态度需要好，就算被抱怨也要学会缓解这种情况。叫外面维修的人过来之前，需要跟上级反映一下情况，还有叫的维修人员的单位必须是公司比过价的单位。对于维修这一块，必须要及时处理，不能耽误别的部门的工作。 我实习的第九周。我这个岗位的大部分工作差不多都已经接触过了，所以我接下去的工作就是如何协调我的时间，处理每天遇到的情况。早上提前半个小时到单位，打扫总经理办公室，给部门打好水。虽然这些看起来是小事，但是细节有时候很重要，不能不重视这些小工作，一个实习生就应该抱着谦虚的态度从小事做起。一般部门领用物资都是在周二周四，所以这两天最好在部门不要外出。接待客人，准备开会材料这些都是日常的工作，然后还有空余时间就继续整理档案。除了自己常规的工作，我还需要随时待命，做领导临时安排的事情。
4 实习的主要收获和体会 在这次的实习中，我最大的收获就是了解了一个公司行政工作具体是做些什么的，我还接触到了档案管理的内容，还要处理一些维修问题，每天会遇到不同的人，不同的事情，这些都需要自己灵活的变通。作为一名即将走出校园的大学生，这次的毕业实习无疑成为了我踏入社会前的一个很好的试炼，为我今后更好地投入工作指明了方向。 首先，www.EEElW.com让我意识到理论知识与实践的差距。在学校里总是在被灌输知识，近乎是得过且过，自己根本没强烈的求知欲。然而这次实习，却让我深刻地感受到了自己的知识的贫乏，不能将专业知识系统的掌握。作为专业完全对口的公司，对自身掌握的专业知识水平是相当不够的。比如说我考出了计算机办公软件高级应用技术，成绩也不错，但是在实际操作中却有很多不如他们在实际应用中的水平。有很多专业方面的操作我已经忘记了，所以在日后工作中需要加强学习的。另外，我在学校的时候也参加过实习，接待过客人，但是很多待人处事的方式还是需要多加学习的。通过这次的实习，给了我与众不同的学习机会，增强与人沟通的能力。 其次，我学会在工作中应具有高度的责任心。整理2005年到2014年的档案，需要保持清晰的头脑，也需要很大的耐心。所有的文件数量非常庞大，除了纸质的文件，我还要保证电子版的表格与文件相对应。这是我的一项工作，这个工作做好了对以后的档案管理起来是很方便的，所以我要有足够的耐心，也要有责任心。 最后让我学会如何与人相处。真诚相待。办公室里的同事都是再这个单位工作很长时间的，我作为一个新人，要保持谦虚的态度，多学多做，学会尊重别人，真诚待人，我相信只要自己努力，有礼貌，一定可以和大家相处融洽的。 通过这次的实习，让我更清楚地了解自身的优势和不足，学会了很多学校里学不到的知识，更为我今后步入社会打下坚实的基础。 |
