一、中外档案网站服务建设对比 我国档案网站建设的起点和开端是 1996 年北京市档案馆在互联网上创建了网页。 到 1998 年，由于政府上网工程的开展，北京市档案局及档案馆都通过获得独立域名的方式，建立了正规的档案网站[1]。同年 10 月，上海市档案局、档案馆也在上海科技信息网建立了档案网站。而美国国家档案与文件署( 即 National Archives and Records Administration 简称 NARA）成立于 1934 年，是美国负责存放具有鉴别、保存及利用等重要价值的官方文件和文书的独立机构，同时具有向公民提供信息资源服务的功能。英国国家档案馆，(即 Public Record Office 简称 PRO)又称英国公共档案馆，于 1838 年依据《公共档案法》成立。由于中外网站建立时间以及背景的不同，使得两者在提供利用服务方面有一定的差异，但也有其共同点。 （一） 不同点 1、开放利用服务形式不同 档案网站的开放利用服务途径包括政务公开、政府信息公开、文件公开等，美国档案网站的信息公开方式主要是通过多媒体、文本或照片等方式向社会公开的。如美国档案与文件署网站中栏目——美国历史档案，把公开档案划分为 20 类，并将使用频率较高的档案或有鲜明特色的档案展示在网页的显眼位置。有的比如“历史上的今天”等栏目，除了可以通过 RSS 定制，也可以在线浏览访问[2]。而英国国家档案馆网站中不但有最新公开的政府档案栏目、还包括档案公开栏目，其中政府档案栏目每隔 2 个月或者 3 个月便向社会公布最新公开的档案信息，用户可在线浏览，也可通过 RSS 定制[3]。我国也很注重利用档案网站向利用者提供档案的开放利用服务，大部分网站都包括“政务公开”、“政策法规”、“档案动态”等栏目。比如宁波档案信息网主页分为政务平台和档案大厅两大部分。其检索范围包括站内检索、政府群站检索、互联网检索以及档案网站群检索等。 2、服务的及时性和互动性不同 总体上来看，我国档案网站提供服务的交互性、及时性不及国外的网站，用户与网站职员的交流很难深入进行。宁波档案信息网就设有“在线服务”的栏目用户可看到常见问题解答、查档指南等子栏目，也可通过网站进行留言，等待回复。但各个档案网站回复的时间长短不一，个别网站回复的速度较快，如浙江档案网，一般在提问的第二天就能收到回复，但极大部分的档案网站的回复速度是比较慢的。而国外档案网站在这一方面做的则比我国好。如，美国档案与文件署网站在 收到档案利用者的提问之后，会在第二个工作日通过电话或电子邮件的方式与用户进行联系并确认已收到的问题。而且在网站中，有明确的规定，问题不同，其回复时间也不一致，一般是三到七天[4]。 3、咨询服务的程度不同 咨询服务有及时咨询服务和非及时咨询服务两种常见的方式。非及时咨询服务通常包括电子信箱、常见问题解答等，而及时咨询服务则是通过在线聊天、电话等途径。目前我国大部分的档案网站都有“常见问题解答”、“电子信箱”等非及时咨询服务的方式，但却没什么效果，有个别网站虽然留有咨询电话，但根本联系不到。但也有的档案网站的咨询服务做得比较好，比如浙江档案信息网，不仅设有常见问题解答的栏目，同时还有“专家答疑”的栏目，问题更新的时间也是最新的。但总的来说，我国咨询服务的完善程度还是与国外有一定的差距。国外档案网站的咨询服务，除了有电子邮件、常见问题解答等非及时咨询服务外，在线交流、电话联络等实时咨询服务也有所实施。如，美国档案与文件署网站的常见问题解答中，将所有常见问题分为 31 类，按类名的首字母顺序排列点击任何一类可得到关于这一方面的具体信息[5]。通过对常见问题的分类，使得用户在使用非及时咨询服务时可以快速的查找到所需的信息。此外，在网站联系我们这一栏目中，除了有在线联系之外，还提供了其他联系方式以方便用户咨询。 （二） 相同点 1、重视信息服务过程中网络法的实施 档案网站虽说是一个虚拟的环境，但是也需要法律法规来维持，国内外各档案网站在提供信息服务时都很重视网络法的实施。我国规范档案网站信息服务的法律法规有《政府信息公开法》、《个人信息保护法》、《网络空间的管辖制度》及《证据制度》[6]。美国档案与文件署网站还通过设置“隐私权保护方针（Privacy Policy）”和“信息自由法（Freedom of Information Act）” [7]这两个栏目，来规范档案网站信息服务的合法性。 2、信息服务方式总体一致 总的来说，不论是国内的档案网站还是国外的档案网站，基本上都提供档案的查询、利用等服务。查询是通过网站中的检索功能，为用户提供馆藏范围内的档案信息资源。利用则是将已经公开的档案信息通过网页的方式提供给用户，使用户更加方便的获得所需的信息。以上的服务方法，在国内外的档案网站中都被普遍的使用。 3、重视民生档案的利用服务 国外众多的档案机构都很注重对民生档案的利用服务，美国档案与文件署网站专设“老兵档案”、“家谱档案”等类。而在我国国内，随着国家档案管理模式向社会档案管理模式的转变，民生档案的提供利用逐渐引起各个档案网站的关注。如，北京市档案信息网专设有“民生档案资源共享”栏目，该栏目将“民生档案”分为人员调动档案、独生子女档案、房产档案、工商档案、户籍档案、婚姻档案、计划生育档案等 33 类[8]。
我国档案网站服务建设的必要性 档案网站是由各档案机构创建的、通过网络连接的同时向社会公众提供档案信息咨询与查询服务的一种电子文档的集合[9]，是通过网页的方式，向社会各个阶层的档案需求者提供档案信息资源以及档案相关的利用服务，是互联网虚拟环境下的“档案室”、“档案馆”、“档案局”或者档案的教育、出版机构，是档案有关部门在虚拟世界中的部分作用的 “拓展”和“延长”，可以是人们足不出户的了解到所需的档案信息，因此建设以服务先行的档案网站是非常必要的。 档案网站建设的最终目的是为社会各界的档案利用者提供档案的信息服务的，从满足用户的需要为基础，建设以服务为先的档案网站，可以让访问者及时有效的查找到所需要的档案信息。以服务为中心进行档案网站的组织与规划，也使得档案网站的页面设计更加合理栏目导航等更加清晰。网站中所提供的信息对用户来说是容易寻找的、易于获取的，同时也节省了时间。用户享受到了好是档案服务方式，便能提高对档案网站的好感度，也使得网站的浏览量提高。反之，如果一个网站不能为用户提供方便快捷的服务，那么其存在也没有意义，迟早会被淘汰。因此，一个好的档案网站，提供的服务也一定是高质量、高水平的；同样的，一个网站提供的服务质量好，那么这个网站也必然不会差，就能吸引越来越多对用户利用档案网站关注档案、利用档案。 |
